أتمتة طلبات عروض الأسعار للموردين الصناعيين

ما المقصود بأتمتة طلبات العروض

أتمتة طلبات العروض برنامج يحوّل طلب عرض السعر الوارد إلى مسودة عرض سعر. يقرأ الطلب بأي صيغة وصل بها، ويستخرج كل بند بكميته ومواصفاته، ويطابقه مع صنف في كتالوجك أو قائمة أسعارك، ويطبق قواعد التسعير والخصم لديك، ثم يُعدّ عرض السعر بصيغتك. والبنود التي لا يطابقها بثقة تُعلَّم لمراجعة شخص مسؤول ولا تُخمَّن. ثم يراجع مهندس المبيعات أو المدير الهامش والاستثناءات والشروط، ويعتمد العرض قبل إرساله. وللموردين الصناعيين في الإمارات والسعودية ومصر يعني ذلك عادةً مستندات بالعربية والإنجليزية، وجداول كميات من المقاولين، وقوائم أسعار تتغير باستمرار، لذا يجب أن يعمل النظام باللغتين ويحفظ أي قائمة أسعار استُخدمت في كل عرض.

من البريد إلى عرض سعر معتمد

1. القراءة. يُؤخذ الطلب من البريد أو PDF أو Excel أو واتساب، ويُستخرج كل بند بالكمية والوحدة والوصف.
2. المطابقة. يُطابَق كل بند مع الكتالوج أو العروض السابقة أو البدائل المعتمدة، وتُعلَّم المطابقات غير المؤكدة.
3. التسعير. تُطبَّق قائمة الأسعار وشروط العميل وصلاحيات الخصم، ولا يُسعَّر شيء خارج قواعدك.
4. الاعتماد. يرى الشخص المناسب الهامش والبنود المعلَّمة والمخاطر، ويعتمد العرض أو يعدّله.
5. التسجيل. يُرسَل العرض ويُسجَّل في نظام ERP أو CRM، مع سجل لمن عدّل ماذا.

ما الذي تؤتمته، وما الذي يبقى بيد فريقك

أسئلة تطرحها على أي مزود لأتمتة طلبات العروض

• هل يقرأ طلباتنا الفعلية بالعربية والإنجليزية، أم النماذج النظيفة فقط؟
• ماذا يحدث للبند الذي لا يطابقه: هل يُعلَّم أم يُخمَّن؟
• هل يطبق صلاحيات الخصم لدينا حتى لا يسعّر أحد تحت حده؟
• هل يسجّل في نظام ERP لدينا، أم يضيف نظاماً آخر علينا صيانته؟
• لمن الكود والبيانات إذا توقف التعاون بيننا؟

صفحات ذات صلة

• أتمتة المشتريات
• الموزعون والشركات التجارية
• البناء والمقاولات
• الإمارات

أسئلة شائعة